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龙岩市文化广电新闻出版局文件管理制度解读

发布时间:2017-12-30 16:58
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             龙岩市文化广电新闻出版局文件管理制度  

    为规范公文收、发及阅文办理程序,提高公文处理效率和质量,制定本制度。 

 发文管理制度 

    一、发文要求 

   (一)内容符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级机关的指示精神; 

   (二)完整、准确体现发文机关的意图,提出的意见、措施切实可行,所列数字要有依据,陈述事实符合实际; 

   (三)观点明确、条理清晰,结构严谨、表述准确,文字精练、文风端正,符合《国家机关公文处理办法》和《国家机关公文格式》等对文件的规范性要求。 

    二、发文程序 

    科室拟稿人拟稿→科室负责人核稿→局领导签发(对局机关和直属单位内部的发文由分管领导签发,对外的发文由主要领导签发、分管领导审稿)→办公室专人统一编号登记→相关科室打印→办公室登记盖章、发相关单位及交办公室归档。 

   (一)草拟公文。拟稿人草拟公文后,填写公文处理单,交科室负责人核稿。拟稿的重点是:是否需要行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合规定,公文的内容是否符合上级精神和相关要求等。 

   (二)公文的核稿与审稿。对应的科室负责人核稿。核稿人要对稿件作全面检查和修改,核稿的重点是对文件的内容、文字和发送范围等进行把关。审稿是在核稿的基础上对公文的内容、文字、格式和发送范围再次审核,原则上由分管领导审稿。 

   (三)公文的会签。会签文件的拟稿、核稿、签发程序与上相同,由拟稿单位负责与会签单位办理会签手续。 

   (四)公文的签发。系统内部的文件由分管领导签发,对外的发文由主要领导签发。    

   (五)公文的编号。实行专人专管,公文处理单签发之后统一由专人进行编号登记,以避免出现重号现象。 

   (六)印制校对。文件盖章前,拟稿人必须将打印稿与签发稿进行认真校对,并在版际上打上校对人姓名,以示负责。未经签发人批准,不得擅自改动文件。 

   (七)盖章。公文除“会议纪要”、“简报”等内部材料外,应当加盖与文头相符的公章,未加盖公章的文件无效。联合上报公文,由主办单位加盖印章;联合下发的公文,公文单位都应当加盖印章。 

   (八)归档。制成的公文应与签发稿一并归档,并按“谁主办、谁归档”的原则交办公室统一归档。办公室指定专人按照文件编号顺序完整保存好文件并存放在办公室指定位置;需借阅归档文件的应进行登记,明确借阅和归还时间。每个年度对文件进行归档时认真对照发文登记本,一一仔细核对,确保每一号文件的公文处理单、正文及附件都完整再送档案室归档。 

收文处理制度 

    一、收文工作要求 

   (一)对所有的文件、资料,办公室要指定专人负责登记和保管。要注重收文工作的时效性和规范化。 

   (二)对领导批示急办的文件,有关部门要在最短的时间内办理,并将处理结果呈报有关领导。对于需要承办的急件,收发员须在收文当日完成登记、拟签、阅批、转交承办部门的程序。 

   (三)文件在转递时要及时登记,以备查阅。 

   (四)各部门所承办的文件原件、资料要妥善保管,不得丢失,办理完毕后交回办公室指定位置存放。 

   (五)外出开会带回的文件,汇报或传达工作后应及时交办公室登记办理。 

   (六)要严格执行保密规定,密级文件严格按照要求规范处理。 

   (七)销毁机要文件严格按照有关规定办理。 

    、收文处理程序 

收发员收文登记、贴阅文单→送办公室负责人提出初步处理意见→送局领导阅示→送相关科室办理→收发员跟踪办理情况→办理结束后文件归档 

   (一)收文登记。收发员每日上午、下午分别从OA系统(机要文件由机要员负责)、市委市政府文件收发站收文二次,并及时进行登记,在阅文单上标明缓急程度及办理时限,录入电脑后,送办公室负责人提出初步处理意见。 

   (二)文件拟签。办公室负责人根据文件内容,在收文处理单上提出初步处理意见。 

   (三)文件阅批。来文经办公室负责人拟签后,收发员应按文件的拟签意见及时呈送相关领导签批。相关领导签批后应及时将阅批的文件退回办公室,办公室收发员再将领导意见进行登记。   

   (四)文件承办。收发员按照阅批指示,及时送相关领导或有关承办部门办理。    

   (五)文件归档。各业务科室将文件办理完毕后,应将文件原件连同贯彻办理结果及时移交办公室统一归档。